話題のアプリ「Notion」とは?おすすめの使い方をご紹介【2023年版】
2023.10.05

学生からビジネスマン、フリーランスなど様々なライフスタイルの人々の間で話題となっている『Notion』。

「そもそもNotionとは?」「Notionのおすすめの使い方は?」というNotion初心者向けに、具体例や画像を交えてNotionの使い方を説明いたします。

当社でも全社ツールとして導入しており、組織として使いたいと考えている方も是非お読みいただければと思います。

1. 「Notion」とは、様々なツールを組み合わせたような万能アプリ

Notionは、ノートブック、メモアプリ、プロジェクト管理ツール、共有ドキュメントツール、カレンダーアプリなど、さまざまなツールを組み合わせたような万能アプリです。

万能なのに、ほとんどの機能が無料で使えてしまうところもすごいところです。GoogleドキュメントやDropBox、Trello、Evernoteなどの代わりを1人でこなすことができます。


個人として単純なメモアプリとしても使えますし、カスタマイズすることで、企業が使う1つのWebサービスのレベルまで作り込むこともできます。
レゴブロックのように、様々なパーツを組み立てて、オリジナルのワークスペースを構築できます。

▽当社編集部でもプロジェクト管理・タスク管理・メモ管理を行うダッシュボードを日々使用しています


2. 「Notion」が生まれた背景・思想は?

Notionは自らを「All-in-one workspace」と称しています。その名の通り、全てが詰まったツールなのです。
Notionは、2016年にアイヴァン・ザオ(Ivan Zhao)とサイモン・ラスト(Simon Last)によって設立されました。共同創設者の1人アイヴァンは、カリフォルニア大学バークレー校で学士号を取得し、その後、デザインやテクノロジーに関するさまざまな分野で働きました。

その中で、メール、Slackなどのチャットアプリ、DropBoxなどファイルサーバ、Googleドキュメント、Trello・・・などと様々なツールを使って仕事していることを課題に感じ、それを解決するためにすべてを備えたツールの開発に挑んだ、という背景があります。
そのため、Notionはユーザー自身がワークフローをカスタマイズできることを重視しています。

Notionには、カスタマイズ性に優れた多数のテンプレートページが標準で用意されています。これらのテンプレートを使用して、自分自身のワークフローを簡単に作成することができます。
また、Notionは、ユーザーがページを作成する際にHTMLやCSSを使用できるため、完全にカスタマイズされたページを作成することも可能となっているのです。

3. 【簡単1分】アカウント作成&ログイン方法

Notionは、個人/組織に関わらず、簡単に利用開始できます。

3.1 アカウント作成方法

Notionのアカウント作成方法は、以下の手順に従って行います。

  1. Notionの公式ウェブサイトにアクセスします。(https://www.notion.so/
  2. 「無料でNotionをダウンロード」/「Sign up」をクリックします。
  3. メールアドレスまたはGoogleアカウントを使用して、アカウントを作成します。
  4. パスワードを設定します。


これだけでNotionアカウントの作成は完了です。

3.2 ログイン方法

Notionのログイン方法は、以下の手順に従って行います。

  1. Notionの公式ウェブサイトにアクセスします。
  2. 「ログイン」/「Log in」をクリックします。
  3. メールアドレスまたはGoogleアカウントを使用して、ログインします。
  4. パスワードを入力します。


これでNotionへログインできました。

4. 「Notion」を使う際の心得・注意点!

ここでは、Notion初心者がつまづきがちな注意点と、それを回避するための心得を紹介します。

4.1 Notionの機能を全て使おうとする

Notionなんでもできるがゆえに、最初からすべてを使いこなすのは難しくなってきています。
XなどのSNSには、Notionの達人がたくさんいますが、最初から職人技を真似して高度なカスタマイズをしようとして、時間がかかったり納得のいくものができなかったりで、手を止めてしまう人を見ることがあります。

最初は基本的な機能をマスターして、データベースなどの概念を理解した上で、高度なカスタマイズに挑むと良いでしょう。

4.2 ページの構成が複雑になりすぎる

後から整理しやすいのがNotionの良いところ。一方で、自由度が高いが故に、設計も何もなしにページを作っていると、どこに何があるかかえってわからなくなることがあります。

ページの入れ子は3階層までにするなどと自分でルールを決めるか、もしくは、最初は全部同じページに配置して、あとで整理方法を考えるという手を取ることも効果的です。

5. 【初心者向け】「Notion」の基本的な使い方

ここからはNotionの基本操作・機能を説明します。

5.1 ページの作成・カスタマイズ

Notionの最も魅力的な機能は、ページのカスタマイズ性です。
前述した通り、Notionは、テキスト、画像、表、リストなど、さまざまな種類のコンテンツを「ブロック」として扱い、LEGOのように組み立ててページを作成することができます。

また、豊富なテンプレートもあるため、利用開始しやすくなっています。


作った「ページ」自体もブロックという扱いは一緒なので、別ページに1つのブロックとして配置することができます。

5.2 データベースの作成

Notionは、データベース(表)の作成にも適しています。
データベースを作成すると、タスク、プロジェクト、クライアント情報などを一元管理できます。

Notionのデータベースは、テンプレートを使用して簡単に作成でき、タスクリスト、プロジェクト管理などの目的に合わせてカスタマイズすることができます。

データの見方も、テーブル形式に限らず、カンバン形式、ガントチャート形式、ギャラリー形式、カレンダー形式、など同じデータを色々なフォーマットで見ることができます。

5.3 チームコラボレーション

Notionは、チームでのコラボレーションに最適なツールです。
Notionを使用すると、複数の人が同じページやデータベースにアクセスし、リアルタイムにデータを共有できます。

また、コメントやタグの機能を使用して、チーム内でのコミュニケーションを円滑にすることができます。

6. 「Notion」の便利な使い方

ここからは、勉強・仕事・業務などへの具体的な活用方法をご紹介します。

6.1 全情報を集約させたダッシュボードを作る(Wiki)

自分が毎日見る、全情報が詰まったページ(ホーム)を作ったり、社員全員が共通で見るようなWikiを作成する例が良く見られます。

冒頭でも添付しましたが、筆者のチームでも全員が見るダッシュボードを作成し、このページ上を見るだけでメンバーが何をしているかをわかるようにしております。


6.2 タスク管理・プロジェクト管理

上のダッシュボード内にも設置しておりますが、タスク管理ダッシュボードでは、タスクの進捗状況や期限などを一覧で表示することができます。タスクの優先度や担当者などの情報も表示することができます。

プロジェクト管理ダッシュボードでは、プロジェクトの進捗状況や課題、リソースの使用状況などを一覧で表示することができます。プロジェクトのステータスや担当者などの情報も表示することができます。

チームでの利用においては、リモートワークでもチームメンバーの状態を把握できるので、スムーズに仕事が進みます。

6.3 ページを外部共有する

Notionページの外部共有機能とは、Notionのページを外部の人と共有する機能です。この機能を使用すると、他の人々がNotionのページにアクセスして、ページの内容を閲覧したり、編集したりすることができます。

Notionページの外部共有機能は、ビジネス上の利用の場合、プロジェクトメンバー、顧客、上司、部下など、さまざまな人々と情報を共有するために便利です。また、個人の利用の場合、友人や家族と情報を共有するためにも利用できます。

Notionページの外部共有機能を活用する方法

Notionページの外部共有機能を使うには、以下の手順を実行します。

1. 共有したいページを開きます
2. 「共有」/「Share」ボタンをクリックします
3. 共有したい人のメールアドレスを入力します
4. メッセージを入力して、送信します

上記手順で、Notionページを他の人々と共有することができます。共有する相手には、メールで招待状が送信されます。相手は、そのメールに記載されているリンクをクリックすることで、ページにアクセスすることができます。

権限のレベルとしては、「フルアクセス権限」「編集権限」「コメント権限」「読み取り権限」があります。用途により注意して権限を共有するようにしましょう。


Notionページの外部共有機能の活用例

Notionページの外部共有機能を活用する例をいくつか紹介します。

ビジネス上の利用

プロジェクトメンバー、顧客、上司、部下など、さまざまな人々と情報を共有するために利用することができます。
たとえば、プロジェクトマネージャーは、プロジェクトの進捗状況をクライアントのカウンターパートである部長とだけ共有するために、プロジェクトのページを特定の人と共有することができます

個人の利用

友人や家族と情報を共有するために利用することができます。
たとえば、旅行計画を立てる際に、友人と一緒にページを作成して、旅程や宿泊先などの情報を共有することができます。

また、家族で家計簿を管理する場合にも、Notionページを共有することができます。

6.4 Notion AIの活用(自動文章作成など)

2023年2月にリリースされたNotion AIは、自動文章作成機能を備えたツールです。
話題のchatGPTなどと同じ、AI(大規模言語モデル)により、何か指示を与えると、自動で答えてくれるというすごものです。

Notion AIを使用することで、長い文章やレポート、メールなどを簡単に作成することができます。

  • 事業計画やマーケティング施策案を自動作成する
  • レポートや論文の概要を自動作成する
  • メールの返信文を自動作成する
  • 会議の議事録を自動作成する
  • 議事録からToDoリストを自動作成する
  • ブログ記事のアイデアを自動生成する
  • マインドマップを自動作成する


一言命令するだけで、サクサクと仕事をしてくれます。
無料でも20回使えるため、試してみてすごさを実感してみてください。

7. 【超便利!】「Notion」は別ツールからデータ移行・インポート可能

Notionは既存の複数サービスを一気に代替するツールです。

ただ、今まで使っていたツールにデータが溜まっているので、移行したくてもできない、、という心配はいりません。
Notionは、CSV、Trello、Evernote、Asana、Google Docsなど、さまざまな形式のデータをインポートすることができます。


必要に応じて、項目を手動でマッピングすることもできます。
Notionを使って、別サービスからデータを簡単にインポートして、生産性を向上させましょう。

8. 気になる「Notion」の料金は?

Notionの無料版

Notionには、無料版があります。無料版では、基本的な機能やテンプレートが利用できます。
無料版では、コラボレーションのユーザー数データベースの作成数、アップロードできるファイルのサイズなどに制限があります。

Notionの有料版

プラスプラン

プラスプランは、小規模チーム向けのプランで、1人あたり月額$10(約1500円)または年払いで月額$8(約1200円)で利用できます。
このプランでは、データベースの作成やアップロードできるファイルサイズなどの制限はありません。

ビジネスプラン

ビジネスプランは、チーム向けのプランで、1人あたり月額$18(約2700円)または年払いで月額$15(約2250円)で利用できます。
このプランでは、プラスプランと同じ機能に加えて、ページへのアクセス分析、プライベートチームスペースなども利用できます。

エンタープライズプラン

企業として高度なセキュリティ機能を使用したり、手厚いサポートを受けたい場合などは、別途見積のエンタープライズプランも用意されております。

まとめ

いかがでしょうか。Notionの魅力・メリットが少しでも伝わっていれば嬉しいです。
Notionは使っていくうちにどんどん色々とできるようになっていき活用の幅が広がるので、まずは1つの機能でもいいので使い始めてみるといいと思います!

Notionの公式Xではアップデート情報が投稿されていて、日々色んな便利機能がリリースされています。アプデの頻度も高く、ユーザーからの満足度が高いのも納得です。
また、Youtubeで色々な活用方法やカスタマイズ方法のコンテンツがたくさんあります。本記事は初心者向けの内容が多かったですが、色々と調べてみてマスターを目指してみてください。